Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Musisz pamiętać o wielu różnych czynnikach. Dlatego warto ułożyć szczegółowy plan, a później się go trzymać. W ten sposób unikniesz wielu błędów i podejmiesz słuszne decyzje. Sprawdź, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Zaplanuj z wyprzedzeniem
Pamiętaj, by planować konferencję możliwie jak najwcześniej, przynajmniej z półrocznym wyprzedzeniem. Zdefiniuj swoją grupę docelową. Zastanów się również nad tym, jakie cele przyświecają Twojemu wydarzeniu. Jaki będzie temat konferencji?
Data i miejsce
Wybierając datę, unikaj większych świąt, ferii i wakacji. Dzięki temu zapewnisz większą frekwencję. Zastanów się również, czy Twoja konferencja nie będzie przypadkiem kolidować z innymi ważnymi wydarzeniami.
Poszukaj też nowoczesnej sali na konferencje w Krakowie. Pomyśl, czego dokładnie potrzebujesz i przygotuj listę kontrolną. Wtedy łatwiej podejmiesz ostateczną decyzję. Zwróć uwagę na układ sali, akustykę i dojazd. Sprawdź, czy atmosfera i wystrój pasują do kultury, tożsamości i wartości firmy.
Wyznacz budżet
Efektywnie zaplanowany budżet ma kluczowe znaczenie dla powodzenia konferencji. Oblicz koszty, ustal budżet, a następnie się go trzymaj. Zastanów się nad kosztami stałymi (wynajem sali konferencyjnej, catering, kampania reklamowa itp.) i zmiennymi (dodatkowe zakwaterowanie w hotelu, pakiety dla delegatów itp.). Zawsze dolicz do budżetu przynajmniej 10% na pokrycie nieprzewidzianych wydatków.
Podpisuj umowy!
Im więcej informacji zawiera umowa, tym mniejsze ryzyko manipulacji i nieporozumień. Dotyczy to zarówno przygotowanych przez Ciebie umów, jak i tych, które otrzymujesz od partnerów. Czytanie drobnego druku może wydawać się nużące, ale na dłuższą metę pozwala zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy.
Przygotuj strategię reklamową i stronę internetową
Udana konferencja ma zwykle dobrze zaprojektowaną strategię reklamową. Przemyślane, chwytliwe tematy, logo i hasła przyciągną uwagę grupy docelowej. Profesjonalna reklama przyciągnie też sponsorów.
Pamiętaj o stronie internetowej. Niezależnie od tego, czy ją samodzielnie, czy zlecisz to specjaliście, potrzebujesz miejsca, do którego możesz przekierowywać zainteresowane osoby. Skorzystaj z tej listy kontrolnej, by nie zapomnieć o najważniejszych informacjach:
- Strona główna: nazwa konferencji, data i miejsce. Logo i obraz. Podsumowanie otwarcia. Sponsorzy, ważne terminy, linki do mediów społecznościowych.
- Zaproszenie do rejestracji. Opłaty, metody płatności, warunki umowy, link do systemu rejestracji
- Przedstawienie prelegentów: biografie i zdjęcia, linki do profili w mediach społecznościowych.
- Tematy i program konferencji.
- Wytyczne dla prezenterów: terminy prezentacji, dostępny sprzęt audiowizualny, instrukcje i specyfikacje.
- Informacje na temat środków komunikacji publicznej i zakwaterowania.
- Sponsorzy
- Dane kontaktowe.
Planowanie konferencji może wydawać się pracą 24/7. Dlatego tak ważne jest, by wszystko dokładnie zaplanować i wygospodarować też czas na odpoczynek. Zadbaj o siebie, by mieć dość siły i energii, by wszystkim się zająć. Pamiętaj, by regularnie śledzić postępy i dopracowywać listę priorytetów.
